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    遵義仁懷市科技檔案整理

    時間:2023-11-03 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

      遵義仁懷市科技檔案整理包括對科技檔案的收集、整理與歸檔鑒定。在當今這個科技日新月異的時代,科技檔案的管理和整理顯得尤為重要。遵義仁懷市作為貴州省的一個重要城市,科技檔案的整理工作更是關系到城市的科技發展和社會進步。本文將詳細介紹遵義仁懷市科技檔案整理的工作內容,包括科技檔案的收集、整理與歸檔鑒定。

    遵義仁懷市科技檔案整理

      科技檔案整理的意義

      科技檔案是國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的,對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的,用來記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的,應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它的產生范圍十分廣泛,機關、事業、企業單位都會形成和產生科技檔案。

      在機關中,常見的科技檔案有科研檔案、設備檔案、項目檔案等。企事業單位中的科技檔案包含產品生產類、科研開發類、項目建設類、設備儀器類。目前,科技檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822)進行整理。

      科技檔案是直接記述和反映科技、生產、基建等活動,經過系統整理、保存備查的科技文件材料,它產生于科技、生產等活動中,記述和反映自然界各種物質現象和運動規律,以及人們認識自然、改造自然的各種活動,這在客觀上決定了科技檔案產生的多時空、廣地域、長周期、全方位,大大增加了收集工作的難度。

      這就要求科技檔案管理人員要熟悉科技檔案的形成過程,在掌握和遵循科技檔案形成規律,保持科技文件材料內在聯系的原則下開展收集工作,避免收集工作的盲目性。以基建項目檔案為例,歸檔科技文件材料應當記錄和反映建設項目從規劃到竣工驗收的全過程,且確保真實性和準確性。例如:基建項目文件可以按照項目準備階段、項目實施階段和竣工驗收階段按照時間軸的順序分階段收集,每個階段內形成的文件材料按照項目實際進展情況進行收集。像項目準備階段,其形成的文件材料大多為立項相關文件;招標投標、合同協議文件;勘察、設計文件;征地、拆遷、移民文件等。

      科技檔案收集工作注意事項

      為做好科技檔案的收集工作,提高收集效果,保證收集質量,科技檔案的收集工作一般應注意以下幾個“結合”:

      1.接收歸檔和現場收集相結合?;鶎涌萍紮n案部門的收集工作,主要是通過接收科技文件材料歸檔實現的。為保證科技檔案完整、系統,科技檔案部門還應深入科室、車間,深入工地現場,做好科技檔案的收集工作。

      2.隨時收集和集中收集相結合。隨時收集,同日常工作相結合,這種收集方式及時、靈活、簡便。特別是對下述各種材料一定要做好隨時收集:a、歸檔遺漏的零散材料;b、有關人員工作調動時應該歸檔移交的材料;C、工作項目中斷或發生變化時應該清理歸檔的材料;d、出國人員或外出人員帶回的應該歸檔保存的材料等。集中收集,除定期接收歸檔的科技文件材料外,還應結合企業整頓、保密檢查等活動,以突擊的方式進行科技檔案收集工作。這種收集方式,人力集中,效率比較高,效果也比較好。

      3.科技檔案的收集工作同計劃管理相結合。首先,要同計劃部門密切配合。了解和掌握科技、生產活動的具體安排??萍嘉募牧系男纬?同科技、生產活動的安排密切相關,而科技、生產活動的具體安排,離不開計劃管理。因此,同計劃部門配合,主動了解科技、生產活動的計劃安排,掌握計劃項目及其工作進度,有利于主動、及時地做好收集工作。其次,要把歸檔收集工作納入計劃管理。一項科技任務完成以后,要同時將有關的科技文件材料歸檔。只有科技文件材料歸檔完畢,才算科技任務計劃的最終完成。

      4.對內收集和對外收集相結合??萍紮n案的收集工作,不僅要做好內部有關材料的收集工作,而且要做好對外收集工作,這是因為某些材料涉及到外部單位。如基建檔案殘缺不全時,可以有針對性的向原設計單位、施工單位進行收集;設備檔案可向原生產單位進行收集;協作項目的檔案材料有短缺時可向原協作單位收集等。

      科技檔案的整理流程

      科技檔案的整理工作,就是按照一定的原則和方法,對科技檔案進行系統整理和編目,并通過編目將其內容與成分展示出來的一種工作。整理內容包括分類、組卷、排列和編目等內容,由科技檔案部門獨立完成。

      整理工作同樣在檔案的管理中占據著重要的地位。首先,整理工作是科技檔案業務建設的中心環節。在科技檔案工作六項環節中,收集是起點,利用是目的,整理、鑒定、保管和統計是業務建設。在業務建設中整理是中心環節。通過整理工作,才能實現系統化和條理化,展示出科技檔案內容和成分,才能進行排架,將保管單位位置固定下來。這樣,便于檢驗收集質量,查漏補缺;方便保管單位之間的比較鑒別,正確判斷保存價值;還可以為后期檔案的保管統計、查閱利用提供便利。另外,整理工作是科技檔案能夠發揮作用的前提條件。經過科學整理的科技檔案,能夠保持它內部相互之間的有機聯系,揭示出它的內容和成分,能使科技檔案工作者易于了解和熟悉所管科技檔案,從而能夠準確、迅速地提供利用。同時也便于需要利用科技檔案的有關人員查找科技檔案,使科技檔案更好地發揮其經濟效益和社會效益。

      另外在科技檔案整理過程中應遵循科技檔案的自然形成規律,保持科技文件材料之間的有機聯系,便于保管、保密和提供利用的基本原則。

      其中遵循科技檔案的自然形成規律,保持科技文件材料之間的有機聯系是因為科技檔案是科技、生產活動的產物,科技、生產活動有本身的客觀運動規律和一定的科學程序;遵循自然形成規律,就是按照科技檔案的“固有的程序”來進行分門別類,以維護和保持檔案材料間的內在的客觀的聯系。按照“固有的程序”,進行自然的分類、排列,不能主觀地將具有有機聯系的成套科技檔案任意拆散,或者把沒有任何關聯的科技檔案拼湊在一起。

      而便于保管、保密和提供利用講的是科技檔案由于制成材料不同,形式不同,密級不同,都要通過整理工作加以區別。在整理工作中,不僅要注意保持其各自的有機聯系,還應從便于管理的角度,考慮如何保護科技檔案,不可不加區分地將不同種類的檔案材料硬歸到一起。

      因為科技檔案之間類別明顯,專業性和系統性較強,這就決定了產生檔案材料的成套性。一個立檔單位圍繞一項相對獨立的科技活動形成的,具有保存價值的科技文件為一個有機整體,成套進行管理。例如:一個建設項目、一個科研課題、一個產品工藝、一套設備儀器形成的整套科技文件材料。

      同樣,正是因為科技檔案的以上特性,在機關中常把科技檔案分為科研檔案、設備檔案、項目檔案三類,在企事業單位中常參照《企業檔案工作規范》和《工業企業檔案分類編號規則》把科技檔案分為產品生產類、科研開發類、項目建設類、設備儀器類四大類。每一類科技檔案的整理都有不同的重點和注意事項。

      科技檔案的歸檔與鑒定

      科技檔案鑒定工作是業務管理工作的內容之一。這項工作就是鑒別科技檔案的現實和歷史價值,根據價值的大小確定保管期限,把沒有和失去保存價值的科技檔案剔除銷毀。主要通過歸檔鑒定與管理鑒定兩個工作過程進行。

      歸檔鑒定是在科技文件材料歸檔時,由有關的科技業務部門對所歸檔的材料進行一次鑒定。它要決定歸不歸檔的問題,另外還要確定歸檔文件的保管期限,即第一要鑒定科技文件材料有沒有保存價值,第二要鑒定科技文件材料價值量的大小。

      科技檔案是歷史的記錄,它的產生與歷史條件分不開,反映了一定歷史時期的科學技術水平。特別是某些有代表性的科學技術發明創造或典型的生產、建設項目,其科技檔案可能有一定的政治、歷史或科技研究的價值。所以,我們在進行歸檔鑒定時應當用正確的觀點判定科技檔案價值和劃定保管期限。不僅要考慮科技檔案對本單位是否有用,還應考慮到對其他單位、對整個國家科技文化事業是否有用;從時間上既要考慮現在,又要考慮到未來;不僅考慮到使用價值,還應兼顧研究價值和教育價值;不僅看到科技水平發展上的先進性,還應考慮我國當前科技發展的實際狀況等。

      那如何鑒定科技檔案價值量的大小呢?

      科技檔案鑒定工作的內容主要就是鑒定科技檔案的價值,并由價值的大小決定保管期限??萍紮n案保管期限一般有兩種分類方式,分別為永久、長期和短期保管和永久、30年、10年保管。在這里,可以把科技檔案價值的大小稱作價值量,它的大小是相互比較產生的。價值量越大,則保管期限越長。

      在實際工作中,比較科技檔案的價值量,可以從一下幾個因素入手:

     ?。?)技術因素:鑒定科技檔案時,首先要看檔案技術水平的高低。技術水平越高,則價值量越大。這是決定價值量的首要因素。

     ?。?)功能因素:相同的科技檔案對不同的單位機構,功能作用不同。如一項工程建筑設計檔案,對設計單位來說可能已失去先進性,但對建筑物擁有單位在使用、維修、改建、擴建、恢復方面還有重大依據作用。

     ?。?)作者因素:國內外著名專家和學者形成的科技檔案、委托國外設計的項目、引進的專利和生產線、合資項目、中央直屬企業、科研單位所編制的科技檔案價值量就大。

     ?。?)時間因素:古代遺留下來的一張圖稿,一個水文、氣象的數據,一個家傳秘方。哪怕是十分簡單、孤立而沒有聯系、沒有理論根據,在今天看來都具有很大的價值??梢哉f“時間”賦予了它價值量。

     ?。?)典型因素:應當把記錄人類科技發展史的具有代表性的、典型性的、紀念性的成果的檔案保存下來。在單位和專業系統內,應把具有典型意義的科技檔案保存下來。

      科技檔案的整理是一項十分重要的工作,可以幫助組織更好地管理和保護其寶貴的科技資源,從而促進科技的發展。

      在進行科技檔案整理時,首先要按照規定的程序和要求,將各類科技文件歸類整理,并進行必要的修復、完善等工作;其次要根據科技檔案的特點和重要性,制定科學合理的分類方案,以便于查找和使用;最后還要定期進行檢查和維護,確??萍紮n案的安全性和完整性。

      總的來說,遵義仁懷市科技檔案整理工作包括科技檔案的收集、整理與歸檔鑒定三個環節。這三個環節相互關聯,相互影響,共同構成了科技檔案整理工作的完整體系。只有做好這三個環節的工作,才能有效地保護和利用科技檔案,推動遵義仁懷市的科技進步和社會發展。


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