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    執行卷宗電子檔案

    時間:2023-11-03 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

      執行卷宗電子檔案是為保障法院檔案工作科學化、制度化、現代化,不斷提升檔案工作管理工作水平和服務中心大局的能力,人民法院緊緊圍繞全院審判執行工作,結合檔案工作實際,堅持提效率、要成效,大力推動檔案工作現代化建設,以信息化助力檔案管理工作提質增效。

      強化組織領導。該院將檔案室日常管理工作列入重要議事日程,為檔案工作的開展提供了良好的組織保障。同時,注重完善各項軟硬件設施,為智慧法院建設打下堅實基礎。

    執行卷宗電子檔案

      加強制度建設。該院結合自身工作實際,將檔案管理工作定人定崗,完善了詳細的工作職責和制度,制定了具體的工作規范,將檔案工作的立卷歸檔、安全保管、調閱、統計等各項內容進行細化,做到檔案管理工作有章可循,確保全部檔案資料保存完好。綜合辦公室制定歸檔日程安排,每月統計各部門的歸檔情況,并及時督促各業務部門按照規定移交案件歸檔。

      實現信息化管理。該院以加強智慧法院建設為契機,對案卷全部實現電子化管理,啟用電子檔案查閱系統,實現閱卷無紙化,使檔案管護智能化、實質化水平得到不斷提升,實現了傳統檔案管理模式向信息技術主導模式的轉變。

      運用信息化辦案系統,各類訴訟材料均以電子數據呈現,逐步實現案件辦理流程與卷宗同步生成,在確保數據完整準確的情況下生成電子檔案,減少歸檔的步驟和環節,提高案件歸檔效率。

      提升管理水平。組織檔案工作人員進行檔案管理方面的專業知識和技能培訓,認真學習辦公軟件系統操作,規范訴訟檔案的歸檔工作,不斷提升檔案管理水平。當事人可以通過信息化渠道,自行調閱案卷卷宗,實現歸檔審判執行卷宗全部線上調閱,提高了閱覽服務的質量和效率。

      下一步,人民法院將堅持把檔案工作置于法院工作大局思考謀劃,切實提高思想認識,細化工作舉措,努力做到場所更加規范、制度更加完善、利用更加方便,加大對當事人及代理人的信息化普及,不斷滿足審判執行要求、人民群眾需求,全面推動法院檔案工作再上新臺階。

      以上就是執行卷宗電子的詳細內容

      法院電子卷宗制作過程

      1.2制作卷宗

      點擊卷宗制作→案件卷宗制作,打開卷宗制作界面,查詢到相應案件。

      1.2.1啟動卷宗制作工具

      選擇具體案件,點擊上方“制作”按鈕,彈出卷宗制作工具窗口。

      1.2.2卷宗目錄制作

      打開具體案件的卷宗制作界面,點擊“添加”按鈕添加卷,在彈出的框中選擇卷類別,選擇好類別后,卷名稱會自動生成(名稱可自行再做修改),卷名稱需和紙制卷宗名稱必須一致.

      1.2.3卷宗文件添加

      選中已添加的卷宗目錄,點擊添加并選擇“添加文件”,在彈出的框中選擇類別,選擇類別后,文件名稱自動生成,可根據實際卷宗材料更改名稱。

      1.2.4上傳文件

      點擊“上傳PDF”按鈕,系統彈出提示,選擇上傳的模式:選“是”,則只上傳未上傳的文件;選“否”則上傳所有卷宗文件。

      卷宗檔案電子化管理辦法

      電子檔案的全流程管理

      (1)電子文件的整理與歸檔

      電子文件的整理和存檔是形成電子檔案的前提,《辦法》首先明確了電子文件的歸檔要求,例如:形成、辦理等管理過程合法;辦公自動化系統、業務系統應當具備合格的電子文件歸檔功能;以及電子文件及其元數據一并歸檔,且歸檔范圍和保管期限應當符合有關標準規范。

      (2)電子檔案的移交與接收

      關于電子檔案的移交與接收程序,《辦法》分別規定了移交接收的期限、方式、程序要求:

      移交接收期限

      ?滿足期限要求的,檔案館不得拒絕接收

      ?經同級主管部門同意,專業性較強或者需要保密的電子檔案可以延長移交期限

      ?不涉及政府信息公開事項的未到移交期限的電子檔案可由檔案館提供保管服務

      移交接收方式

      ?在符合安全管理要求的網絡和信息系統進行

      ?不具備在線條件的,應配備符合安全管理要求的存儲載體

      移交接收程序

      ?雙方對電子檔案經真實性、完整性、可用性、安全性檢測,合格后方可移交接收

      ?移交方對電子檔案只保留電子印章的印章圖形,不保留數字簽名信息

      ?加密文件解密移交,壓縮文件解壓縮移交

      關于電子檔案的移交接收期限長短,《辦法》未做具體規定,對此檔案局曾發布《電子檔案移交與接收辦法》,其中第6條規定:“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案,可以適當延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規定?!币虼?,企業一般應當在5年內向檔案館移交電子檔案。

      (4)電子檔案的利用和開放

      《辦法》對電子檔案的利用和開放進行了概要性的規定。機關、團體、企業事業單位和其他組織以及檔案館應當建立電子檔案利用制度,并根據不同服務對象和不同利用范圍,建立基于網絡的電子檔案利用服務平臺。檔案館還應當通過網站或者其他方式定期公布開放電子檔案的目錄。檔案主管部門應當推動電子檔案共享工作,實現電子檔案跨區域、跨層級、跨部門共享利用。

      4.監督檢查

      《辦法》最后專章設置了檔案主管部門的監督檢查制度,明確了具體的監督檢查事項,以促進各項規定要求的實施。但是,《辦法》并未規定相關法律責任。根據檔案局的立法說明,可以理解《辦法》的適用與既有的相關法律法規銜接,因此檔案主管部門可能考慮適用《數據安全法》、《檔案法》等相關法律法規中的法律責任規定。對于企業而言,雖然《辦法》沒有專門設置法律責任的規定,但不意味著違反《辦法》的要求不會有被追責風險。

      三、觀察和建議

      綜上,《辦法》對電子檔案的歸檔到保管使用、轉移、備份、利用開放、銷毀的生命周期全流程進行了全面規定,對電子檔案管理中涉及的兩類主體(檔案形成單位和檔案館)提出了具體的工作要求,并設置了檔案主管部門及其職權范圍。

      不過,目前《辦法》仍存在一些尚待解釋和澄清的問題。首先,關于電子檔案的概念界定,目前采用的是形式要素+實質要素的方式,即“計算機等電子形式”和“對國家和社會具有保存價值”。關于何為對國家和社會具有保存價值,有待進一步在實踐中明確。其次,目前對電子檔案的利用和開放共享規定得較為簡略,尚需進一步明確利用和開放共享的工作程序。最后,《辦法》僅有檔案主管部門的監督檢查制度,但并無對受規制的兩類主體的法律責任的規定,對于組織或個人違反《辦法》規定的行為,檔案主管機構是否直接適用現有法律法規中的法律責任規定來解決,以及電子檔案管理中是否存在法律責任適用的特殊情形,這些問題都有待立法或者監管機關的明確。

      實踐中,隨著企業日常辦公電子化、信息化和網絡化的普及,各類企業組織隨時都會面臨電子檔案管理的合規需求,建議各企業單位密切關注《辦法》的立法動態和進程,以提前部署和安排合規整改工作。

      (3)電子檔案的保管與處置

      執行局卷宗檔案整理流程

      檔案整理,就是按照文件材料的形成規律,根據科學的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業務活動?!稒C關檔案管理規定》提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內在聯系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

      組件(卷)

      檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構成以及件(卷)內的排序。

      在件的構成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構成要復雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發文一般包括文件正本、發文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發文稿紙和定稿在后。

      組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內文件一般應文字材料在前、圖樣在后,案卷內管理性文件按問題結合時間(階段)或重要程度排列。

      分類

      分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別,揭示檔案內在聯系,使檔案形成一套有機體系。

      文書檔案一般采用年度、機構(問題)、保管期限分類項進行復式分類,如:年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)、年度—保管期限等。規模較大或公文辦理程序適于機構(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)三級分類;規模較小或公文辦理程序不適于按機構(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。

      照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

      排列

      排列是在分類方案最低一級類目內,根據一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內,按時間結合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列,設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內按照時間排列即可。

      編號

      檔案編號是對分類排列后的檔案編制檔號。檔號是在檔案整理過程中賦予的一組數字、字符的集合,能夠反映檔案的基本屬性,指示檔案在全宗中的位置。

      以件為單位整理檔案,按照年度—機構(問題)—保管期限進行分類的,其檔號結構為:全宗號—檔案門類代碼·年度—機構(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規則確定的檔號為:Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進行分類的,其檔號結構為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機構(問題)分類要求,按照本規則確定的檔號為:Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

      以卷為單位整理的檔案,其檔號結構為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規則確定的檔號為:Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

      編目

      編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結果,依據檔號順序,逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現為紙質目錄,同時也體現為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的,項目內容應直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數據完整性,給數據檢索帶來麻煩。

      雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統一起來,實現檔案資源的融合管理。

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