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    智能化檔案庫房管理系統

    時間:2023-04-19 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

      智能化檔案庫房管理系統

      智能化檔案庫房管理系統是指利用智能化技術對檔案庫房進行管理和操作的一種系統。該系統可以通過數字化、自動化、智能化的方式對檔案進行管理、搜索、借閱、歸還等操作,提高檔案管理的效率和準確性。

      該系統可以包括硬件設備和軟件應用兩個部分,硬件設備包括智能化存儲設備、掃描設備、傳感器等;軟件應用包括檔案管理軟件、數據庫系統、搜索引擎等。智能化檔案庫房管理系統能夠實現檔案的數字化處理、自動化操作、智能化管理,提高檔案管理的科學化、規范化和信息化水平。

    智能化檔案庫房管理系統

      檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統的系統功能

      1)溫濕度自動調控系統

      2)自動防盜報警系統

      3)自動防火報警系統

      4)視頻監控系統

      5)通風換氣系統

      6)漏水檢測系統

      7)燈光照明狀態檢測系統

      8)自動消毒滅菌系統

      9)智能卡門禁管理

      10)室外氣象站

      11)觸摸屏查詢展示系統

      12)液晶拼接大屏系統

      1、溫濕度自動調控系統溫濕自動調控系統主要由溫濕度主控微機、WXK1B綜合智能控制器、溫濕度傳感器和空調、除濕機、加濕機等外圍設備組成。WXK1B綜合控制器負責實時采集各庫房內的溫度、濕度數據,將數據上傳到控制微機,并接收控制微機下達的各種控制指令,打開或關閉空調、除濕機、加濕機等外圍設備,實現對各庫房內的溫度、濕度自動調控。

      溫濕度主控微機負責收集各庫房溫濕度數據,并對數據進行綜合分析,下達各種控制指令到各控制器;主控微機實時顯示、存儲各庫房溫濕度數據,還可進行數據統計、打印報表等功能;統計報表主要包括生成庫房的日報表、月報表、日曲線、月曲線等。

      2、自動防盜報警系統自動防盜報警系統主要由防盜報警主控微機(上位機)、防盜報警控制器、防盜探測器、電話語音模塊、聲光報警器五部分組成。在庫房的門、窗、走廊等入口處,安裝防盜探測器,綜合智能控制器內的防盜報警管理模塊負責對現場防盜探測器報警信號進行數據采集,并將報警信號通過數據總線上傳到防盜報警主控微機,經防盜報警主控微機數據綜合分析處理,判斷是否報警;

      當出現警情時,驅動報警器發出聲、光報警,并采用語音方式電話通知相關人員。防盜報警軟件具有電子地圖功能,顯示庫房平面結構圖,出現警情時,對應庫房的人頭閃爍,可方便查找報警地點,快速響應報警事件。

      3、自動防火報警系統防火報警系統由防火報警主機、煙感探測器、溫度探測器、手動報警器、聲光報警器、電話語音報警模塊組成。在庫房內安裝不同數量的煙感探測器及溫度探測器,在走廊、樓梯出口等關鍵部位安裝手動及聲光報警器,當出現警情時,防火報警主機觸發聲光報警,并通過拔號電話拔號模塊拔通相關人員電話,以語音形式報出報警類型。

      4、視頻監控系統視頻監控系統采用成熟的數字硬盤錄像技術,在庫房安裝紅外攝像機,實現對庫房24小時不間斷圖像監控,并可以回放查詢錄像記錄。

      5、通風換氣系統檔案庫房自動通風換氣功能,綜合智能控制器通過通風控制模塊,連接通風換氣設備實現開啟或關閉,達到自動通風換氣目的??梢栽O定時間,系統自動打開或關閉設備,無需人員管理。結合室外氣象站對檔案庫房外的氣象信息檢測,為檔案庫房通風換氣、溫濕度控制提供參考依據。

      6、漏水檢測功能暖氣、自來水等水管爆裂、雨季窗體漏水、空調漏水等情況,會對檔案產生嚴重的損壞,因此在檔案庫房的必要位置安裝漏水傳感器,實時監測漏水情況的發生,當出現漏水時立即報警,并通知相關人員采取必要措施。

      7、燈光照明狀態檢測燈光照明檢測功能是為了解決檔案庫房人走燈滅的問題,減少燈光對檔案卷宗的照射,在庫房安裝燈光照明檢測模塊,在控制室,通過微機可方便觀察庫房燈光開、關情況。

      8、自動消毒滅菌系統檔案卷宗表面附帶著霉菌、各種具有傳染性的病毒,以及庫房空氣中充溢著各種有毒氣體,消毒滅菌設備可有效快速殺滅各種病毒、細菌,同時低濃度的活氧對空氣具有凈化作用。綜合智能控制器連接消毒滅菌設備,通過主控室微機設定時間表實現定時開關消毒滅菌設備,無需人工管理。

      9、門禁管理功能門禁管理系統,針對珍貴的、文物級的特藏檔案庫房,在庫房大門安裝電控門鎖,工作人員進入庫房,首先刷卡,然后輸入密碼,經主控微機校驗后,方可進入庫房。系統同時自動記錄工作人員出入信息,為以后出現丟失,可以追溯查詢。

      10、室外氣象站功能室外氣象站主要實現對檔案庫房外的氣象信息檢測,為檔案庫房通風換氣、溫濕度控制提供參考依據。

      11、觸摸屏查詢展示系統檔案庫房多媒體觸摸屏查詢系統主要用于庫房溫濕度、設備運行狀態及檔案館公共信息的展示查詢。

      為了便于工作人員實時了解庫房溫濕度、庫房設備運行情況,在檔案館的大廳、每層的走廊、庫房門外等位置,安裝觸摸屏查詢系統。

      12、液晶拼接大屏系統整個系統的控制操作可通過一臺專用控制微機完成,控制微機直接對DID LCD單元、計算機矩陣切換器、視頻矩陣切換器等設備實現控制。

      對于屏幕系統,通過大屏幕管理軟件DVAS對整套系統進行集中控制,此軟件采用全中文操作界面,使用鍵盤和鼠標就可對用戶網絡信息、RGB信息和視頻信息進行全部控制,同時此軟件還可完成對現場RGB矩陣切換器、視頻矩陣切換控制。

      智慧檔案庫房都需要配備些什么產品?如何建設智慧檔案庫房?

      一、智慧庫房需要配備智能密集架。

      隨著時代的發展,手動密集架已經不能滿足檔案室管理檔案的需求了,檔案室越來越追求高效、安全、智能,配備RFID標簽的智能密集架會使檔案室更加方便快捷的管理檔案資料。當然智能密集架的功能也不只于此,配備的功能列入:人機交互、語音控制、紅外感應、急停保護、人員紅外檢測、內設架體內部攝像頭等諸多功能。當然這些功能皆是為了提供檔案工作者的工作效率,使得管理檔案資料起來更加方便。

      二、智慧檔案庫房需要配備恒溫恒濕系統。

      每年總會有1~3個月南方存有濕氣很重的天氣,俗稱“回南天”,這個時候房間的墻壁地面都會存有大面積的水滴留下,那么若這事發生在檔案室內,這對檔案室內部的話,對紙質的檔案會有極大的損害,這個時候檔案室可能就需要配備一臺除濕的設備了。

      但配備恒溫恒濕系統肯定不是只單單配備一臺恒溫恒濕設備就可以“敷衍”過去的。屋內的恒溫就需要配備一套符合檔案室大小的空調來鏈接恒溫恒濕系統,調節庫房的溫濕度了。

      三、智慧檔案庫房需要滿足檔案室十防。

      那么需要滿足檔案庫房十防,這里就可以參考一下一下的這段文件了:《**檔案工作業務建設規范》第五章第一節規定,檔案庫房的“十防”要求是:防盜、防高低溫、防潮濕、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲、防霉等?!胺辣I”智能密集架本身就配備了架體內部的攝像頭,實時鏈接管理員電腦。

      “防高低溫”恒溫恒濕系統空調即可滿足?!胺莱睗瘛焙銣睾銤裣到y除濕機即可滿足。那么檔案資料必須保持在一個適宜的檔案庫房環境中,才能有效的長期保存。

      檔案室管理都用什么軟件?

      都有哪些的話,我了解的也不多,可以分享下我們的經驗。一開始我們企業檔案管理缺乏關聯性,完整性差;檔案資料繁多,歸檔類目模糊;檔案跨部門利用困難,這些問題其實是非常繁瑣的。要真正建立一個這樣的管理系統,工作量是很龐大的,但也沒有想象中那么困難,畢竟現在信息數字化科技技術已經相對成熟了。我們選擇的是在這個系統建設上有近20年經驗的中博奧軟件。

      中博奧能滿足各類政企單位不同管理階段需求,提供原生電子檔案管理、傳統載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數字檔案室整體解決方案。像我們用到的典型功能的話,像支持按照全宗、分類、時間、文件格式、利用情況等設定規則進行統計、結果顯示和打印,并以電子文件形式輸出統計數據,支持自定義報表功能。

      支持多種檢索方式;結果快速排序、自動摘要、命中詞高亮反顯;檔案在線瀏覽支持常見格式,可按權限下載;借閱申請、審批、授權全流程管控。支持目錄、電子數字包導入,具傳統載體檔案目錄著錄和全文掛接功能;支持虛擬檔案庫房、區域及檔案柜架的列、節、層、排位等,讓實體檔案更智能。等等。誠意碼字,供大家參考。

      什么是智慧檔案館?

      智慧檔案館是智慧城市中的一個子系統,“是適應大數據背景下的第四代檔案館,是繼數字檔案館之后檔案信息化發展的高級形態”。筆者認為,智慧檔案館的目標是實現跨時空的檔案信息資源共享、跨平臺的服務集成,使用戶可以一站式獲取所需要的檔案信息資源。

      功能上主要體現在對傳統檔案管理環節的“智慧化”上,包括檔案收集、整理、存儲、保護、利用等方面,實現了溝通感知、資源管理、建筑設施和服務創新四個方面的智慧化。

      圖撲軟件的智慧檔案館,利用了網絡大數據以及人工智能等新技術,建立從檔案的收集、整理、歸檔、利用、統計等于一體的整體化智慧檔案管理體系,實現了檔案資源的管理與利用,具有智能化、物聯化、網絡化等特點。

      以資源共享平臺為基礎,應用云計算、大數據、物聯網、移動應用、人工智能等現代信息技術與相關工具,重點打造高效、智能、統一的管理服務平臺和信息服務平臺,進一步實現檔案數據資源開發利用的最大化,實現便捷增值服務的新型檔案館模式。檔案館運行等各類信息進行感知、挖掘,經綜合分析和提煉萃取形成智慧信息,并將其應用于決策、管理和服務。

      智慧檔案館可視化界面采用柱狀圖、折線圖、雷達圖、餅圖的多樣呈現方式使內容更加豐富多彩。不同的數據間的展示方式不同,保證直觀的同時又多樣化。檔案館建筑的燈光陰影效果讓整體視覺效應也更為真實飽滿。

      越來越繁重的工程計算和某些特定的危險工作已經能由智能計算機來完成了,甚至可以超越人腦,做得更快、更準確。復雜工作的定義是隨著時代的發展和技術的進步而變化的。

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